【5分で仕事能率UP!】7つの習慣を活用して、重要な仕事を見つけよう!!

 

 

こんにちは、けちろー(Kechiro1919)です。

 

今回は、仕事能率を上げる方法について簡単なコツを紹介したいと思います。

 

 

最近仕事をやっていて、何の仕事が大切ではじめに何をすればいいかわからなくなってきちゃった・・・。頭がこんがらがってきたよ・・・。

 

 

けちろー

『物事の本質を捉える』という考え方は非常に大切です。今回この記事では、自分の仕事における本質を見抜き、本来時間をかけるべき仕事に時間をかけることができるようになります。

 

 

社会人の皆さんは非常に忙しい(私もですが笑)ので、使用するツールは1つだけで、しかもすごく有名なツールです。

 

 

実際に使用すると、頭の中で大切な仕事とそうでない仕事が分類され、行動することに迷いが少なくなります。

 

 

自分の仕事に対する価値観が明確に反映されるので、仕事の優先順位をつけるときの物差しとして使うことができます。是非活用してください。

 

 

7つの習慣の有名な時間管理のマトリックスを利用する

 

 

けちろー

有名な7つの習慣で活用されている、『時間管理のマトリックス』を活用します。
社会人の皆さんなら一度は手にとって読んだことがあると思いますが、内容を実践されている方は少ないのではないでしょうか。

 

 

 

 

 

 

今回は、超有名な『7つの習慣』の時間マトリックスを使って、自分の実際の仕事を分類していきます。
数分で完了しますが、頭の中がスッキリして仕事をする際の良い判断基準になります。

 

 

 

 

仕事だけじゃなくて、プライベートや人生全体のことを考えるときにも役に立ちそうだね!!!

 

 

その通りです。仕事ではなく、人生についても考える際に非常に有効なツールとなっています。

 

 

今回の目的は、『仕事の能率化』なので、仕事に絞ってお話を進めていきます。

 

 

 

<第一領域>は、『緊急であり、重要なもの』のタスクが入ってきます。クレームの処理や期限付きの仕事や緊急の会議がこの分野に入ってきます。緊急の仕事ですが、重要度も高いですが、あくまで対症療法的な仕事ですので減らせるに越したことはありません。第一領域のものにあまり時間を取られないようにしましょう。

 

 

 

 

<第二領域>は、『緊急ではないが、重要なもの』が入ります。
結論を申し上げますが、一番大切で時間を使うべきはこの第二領域になります。
仕事の計画や方向性の策定、ゴール設定、自己啓発等はこの領域です。

この領域の仕事が分からないという人は、以下の質問をしてみて下さい。

 

もし、仕事環境が最高でいまの仕事を通してなんでもして良いということになったら、自分は仕事を通して何に貢献するだろう。

 

この質問の解答が、第二領域に入る仕事になってきます。

・お客さんの笑顔を増やしたい、喜んでほしい。
・もっと質の高いサービスを提供したい。
・子供たちに勉強をもっとわかりやすく教えたい。

 

こういったものが、第二領域になります。意識しないと第一領域で仕事がいっぱいになり、仕事自体に魅力ややる気がなくなってしまいます。第二領域を考えることによって仕事をする意味も再認識できるので、燃え尽き防止にもなりますよ!

 

 

 

 

<第3領域>は、「見せかけの領域」と言われています。
緊急度は高いですが、重要度が低い仕事です。「仕事してる風の領域」ですね(笑)

 

重要度が低く、あまり影響が出ない分野の仕事は、思い切って切ってしまいましょう。
働ける時間は決まっていますし、集中力にも限りがあるので、極力削るのが吉です。

 

 

 

 

 

<第四領域>は、無駄です(笑)
仕事やってるフリとか、だらだらとした雑談がここに入ります。
もちろん、職場の人間関係は非常に大切なので、人間関係を深めるという目的があれば第二領域に十分入ります。ですが、何の目的もなく話すのは、少し考えた方がいいかもしれません。

 

ただし、「休憩するな」ということではなく、むしろしっかりとした休憩は集中力や認知力をあげてくれるので、積極的にとるべきです。

 

 

けちろー

オススメは、森林浴と散歩です。私は休憩時に公園に行ってぼーっとするようにしています。携帯はできるだけいじらない方がいいでしょう。超常刺激なので、リラックスしているつもりでも脳は活動して疲労を蓄積してしまいます。

 

 

 

アカウンタビリティで振り返りをする

 

 

分類をして、仕事をして・・・さあ終了!!!!!の前に、『振り返りの時間』をとりましょう。
退社前の5分程度で構わないので、1日の活動を振り返る時間をとって下さい。

 

 

振り返る際に、『アカウンタビリティ』をつけておくと便利です。

 

アカウンタビリティて何ですかーーーーー〜ー?

 

 

けちろー

いわゆる行動記録ですね!行動記録をつけておくと、振り返りの際に非常に便利です。

 

 

私は、ノートの左側に時間、右側にやったことをまとめています。

 

 

 

行動記録をつけると、『自分の実際の時間の使い方』が可視化されるので、<第一領域>〜<第四領域>のどの分野の仕事に時間が取られているか非常に分かりやすく、振り返りがしやすいです。

 

 

<第二領域>の活動が増えて行くように、毎日の行動を変化させて行く必要があるので、
どうすれば<第二領域>の活動を増やすことができるのかという視点に立って考えるとよいですね!!!

 

 

 

まとめ

 

けちろー

トータルで30分かかりません。が、とても効果がある方法ですので、是非お試しください!!

 

私も実践した結果、<第二領域>にかける時間が非常に増えました。
アカウンタビリティをつけて、自分の行動を可視化するのが大きいです。
一目で自分の時間の使い方がわかり、改善点が見えてきます。

 

よし!!!!今日からやってみよう!!!!!!!!

 

皆さんの助けに少しでもなれば幸いです。それではまた!!

 

 

 

けちろー

月15冊のビジネス書をインプットして、皆さんに効果がありそうな仕事術や思考を提供しています。
オススメ本等も紹介しているので、よかったらフォローをお願いします!

 

 

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全部そこそこ人間▶︎元国体バスケ選手▶︎横国卒▶︎社会人1年目でメンタルブレイク▶︎ブログ始める▶︎人生変わる←イマココ▶︎強みは感謝ができること(VIAより)▶︎目標は会社の縛りから解放されて自然の中で暮らすこと▶︎科学的に人生を変える方法を発信してます。▶︎論文を中心に毎日読書してます。